Leitfaden zu Erstattungsanträgen

Es gibt viele Wege, sich als Fachschaft Gelder aus dem Haushalt der Studierendenschaft erstatten zu lassen. Dieser Leitfaden soll möglichst alle Szenarien beachten, allerdings kann jederzeit eine neues Szenario dazu kommen. Auch ist es möglich, dass sich die Regelung der Erstattungsanträge ändert. Deswegen erhebt dieser Leitfaden keinen Anspruch auf Aktualität oder Vollständigkeit, auch wenn dies trotzdem das Ziel des Leitfadens sein soll.

Grundlagen der Haushaltsführung in Fachschaften

In der Regel strecken Menschen aus der Fachschaft Geld für die Ausgaben der Fachschaft vor, welches ihnen auf Erstattungsantrag vom AStA-Finanzreferat zurückgezahlt wird. Außerdem können Rechnungen direkt bezahlt werden. Auch kann das AStA-Finanzreferat, bei höheren Summen, Geld vorstrecken. Nur die Finanzbeauftragten einer Fachschaft dürfen Erstattungsanträge stellen. Die Finanzbeauftragten gehen aus dem Protokoll der FSV-Sitzung hervor, auf der sie in dieses Amt gewählt wurden. Liegt dem AStA-Finanzreferat keine Kopie dieses Protokolls vor, darf es die Erstattungsanträge nicht bearbeiten. Grundsätzlich muss bei Veranstaltungen, Projekten, etc. Eine Gesamtabrechnung vorliegen, also alle Einnahmen und alle Ausgaben im Erstattungsformular aufgeführt werden.

Der allgemeine Weg eines Erstattungsantrags

In aller Regel durchläuft ein Erstattungsantrag folgende fünf Phasen:

1. Der Erstattungsantrag wird innerhalb der Fachschaft zusammengestellt
2. Nach einer Prüfung unterschreibt eine von der FSV für Finanzen beauftragte Person den Erstattungsantrag, und schickt ihn an das AStA-Fachschaftenreferat.
3. Das AStA-Fachschaftenreferat prüft den Erstattungsantrag, nimmt bei Formfehlern redaktionelle Änderungen vor, schickt inhaltlich fehlerhafte Erstattungsanträge zurück an die Fachschaft und gibt korrekt gestellte Anträge weiter an das AStA-Finanzreferat (ist ein Antrag inhaltlich fehlerhaft kann die Fachschaft den Antrag korrigieren und erneut stellen)
4. Das AStA-Finanzreferat prüft den Erstattungsantrag abschließend und weißt die beantragte Summe an.
5. Die Mitarbeitenden des AStA übermitteln der Bank den Überweisungsauftrag. Das Geld wird ausgezahlt.

Allgemeiner Aufbau eines Erstattungsantrags

Ein Erstattungsantrag besteht in aller Regel aus einem vorgefertigten Erstattungsformular, welches sich im Fachschaftenportal wiederfindet, und diversen Anhängen für Nachweise.

Das Erstattungsformular besteht aus fünf Sektionen:

1. Meine Daten
2. Auflistung der zu erstattenden Posten
3. Weitere Bemerkungen
4. Unterschrift
5. Meine Kontoverbindung

In der Sektion "Meine Daten" gebt ihr den Namen eurer Fachschaft an, sowie den Namen der*des Finanzbeauftragten, ihre*seine Adresse und ihre*seine Mailadresse (alternativ Fachschaftsmailadresse). Außerdem wird nach der Angabe einer Veranstaltung und dem Datum der Veranstaltung gefragt. Dieses Feld kann frei bleiben, wenn der Erstattungsantrag keine Erstattungen zu Veranstaltungen enthält.

Die Sektion "Auflistung der zu erstattenden Posten" besteht aus einer Tabelle, welche für jeden angehängten Beleg den Verwendungszweck oder eine Verwendungsbemerkung angibt und den aus diesem Beleg resultierenden Betrag für die Gesamterstattung. Falls die FK beschlossen hat, die Fachschaft zu dem beantragten Zweck zu unterstützen, wird dies ebenfalls in dieser Auflistung aufgeführt. Ebenso werden Einnahmen bei einer Veranstaltung bevorzugt in dieser Sektion angegeben, können aber auch in die folgende Sektion "Weitere Bemerkungen" aufgenommen werden.

Die Sektion "Weitere Bemerkungen" kann beliebig genutzt werden.

Die Sektion "Unterschrift" enthält eine Unterschrift einer*eines Finanzbeauftragten der Fachschaft.

Die Sektion "Meine Kontoverbindung" enthält die Daten des Kontos, auf welches die beantragte Summe überwiesen werden soll.

Belege

Bei den Belegen handelt es sich entweder um Rechnungen oder um originale Belege (z.B. Kassenbons oder Tickets). Diese werden auf angehängten DIN-A4-Papier fixiert, beispielsweise durch Kleber oder Tackernadeln.

Veranstaltungsnachweise

Für jede Veranstaltung braucht es einen Nachweis. Dabei kann es sich um Ausdrucke von Einladungen z.B. über Mail-Verteiler, Social Media, o.ä. handeln, oder um Plakate, Flyer, etc., mit welchen die Veranstaltung beworben wurde.

Sonderregelungen

• Für Fahrten und Exkursionen müssen Teilnehmer*innenlisten angehängt werden, welche zumindest Namen und Matrikelnummern enthalten.
• Die Kosten des AStA-Bullis, der AStA-Druckerei oder ggf. weiterer studentischer Angebote werden innerhalb des Haushalts mit eurem Fachschaftstitel für Ausgaben verrechnet. Es ist nicht nötig Geld vorzustrecken.
• Bei Ausgaben von über 1000€ müssen drei Angebote eingeholt werden und die Vergabeentscheidung dokumentiert werden. Das Formular findet ihr im Fachschaftenportal.
• Nicht finanziert wird: Pfand, Alkohol*, Tragetaschen, Flugreisen, Universitätsveranstaltungen
• Alkohol kann mit den Einnahmen einer Veranstaltung verrechnet werden
• Erstattungsanträge, die nicht aus dem aktuellen oder dem vorangegangenen Semester stammen, werden nur behandelt, wenn ihr einen FSR-Beschluss beifügt, der besagt, dass ihr die Kosten weiterhin tragen möchtet.
• Das AStA-Finanzreferat empfiehlt, Erstattungsanträge unverzüglich einzureichen, also nicht für eine gesammelte Einreichung zum Jahresende zurückzuhalten.
• Stehen einer Fachschaft keine Gelder mehr zur Verfügung, kann sie in diesem Jahr keine Gelder mehr erstatten.