Leitfaden zu Erstattungsanträgen
Es gibt viele Wege, sich als Fachschaft Gelder aus dem Haushalt der Studierendenschaft erstatten zu lassen. Dieser Leitfaden soll möglichst alle Szenarien beachten, allerdings kann jederzeit eine neues Szenario dazu kommen. Auch ist es möglich, dass sich die Regelung der Erstattungsanträge ändert. Deswegen erhebt dieser Leitfaden keinen Anspruch auf Aktualität oder Vollständigkeit, auch wenn dies trotzdem das Ziel des Leitfadens sein soll.
Der allgemeine Weg eines Erstattungsantrags
In aller Regel durchläuft ein Erstattungsantrag folgende fünf Phasen
- Der Erstattungsantrag wird innerhalb der Fachschaft zusammengesetellt
- Nach einer Prüfung unterschreibt eine von der FSV für Finanzen beauftragte Person den Erstattungsantrag, und schickt in an das AStA-Fachschaftenreferat.
- Das AStA-Fachschaftenreferat prüft den Erstattungsantrag, nimmt ggf. redaktionelle Änderungen vor, schickt inhaltlich fehlerhafte Erstattungsanträge zurück an die Fachschaft und gibt korrekt gestellte Anträge weiter an das AStA-Finanzreferat
- Das AStA-Finanzreferat prüft den Erstattungsantrag abschließend und weißt die beantragte Erstattung an.
- Die Mitarbeitenden des AStA übermitteln der Bank den Überweisungsauftrag.
Allgemeiner Aufbau eines Erstattungsantrags
Ein Erstattungsantrag besteht in aller Regel aus einem vorgefertigten Erstattungsformular, welches sich im Fachschaftenportal wiederfindet, und diversen Anhängen für Nachweise.
Das Erstattungsformular besteht aus fünf Sektionen:
- Meine Daten
- Auflistung der zu erstattenden Posten
- Weitere Bemerkungen
- Unterschrift
- Meine Kontoverbindung
In der Sektion "Meine Daten" gebt ihr den Namen eurer Fachschaft an, sowie den Namen der*des Finanzbeauftragten, ihre*seine Adresse und ihre*seine Mailadresse (alternativ Fachschaftsmailadresse). Außerdem wird nach der Angabe einer Veranstaltung und dem Datum der Veranstaltung gefragt. Dieses Feld kann frei bleiben, wenn der Erstattungsantrag keine Erstattungen zu Veranstaltungen enthält.
Die Sektion "Auflistung der zu erstattenden Posten" besteht aus einer Tabelle, welche für jeden angehängten Beleg den Verwendungszweck oder eine Verwendungsbemerkung angibt und den aus diesem Beleg resultierenden Betrag für die Gesamterstattung.
Die Sektion "Weitere Bemerkungen" kann beliebig genutzt werden.
Die Sektion "Unterschrift" enthält eine Unterschrift einer*eines Finanzbeauftragten der Fachschaft.
Die Sektion "Meine Kontoverbindung" enthält die Daten des Kontos, auf welches die beantragte Summe überwiesen werden soll.